診療所廃止届の実務—保険医療機関の廃止届との連携

「廃業することにしました。何を出せばよいですか」——院長の引退や体調不良、代替わりのタイミングで受ける相談です。廃止届は形式的な書類に見えますが、保健所・厚生局・各種公費指定の3系統に手続きが分かれ、廃止後もカルテ保存義務が続きます。このページは、閉院を検討される院長先生に必要な手続きの全体像を整理します。

結論

• 廃止届は廃止の事実発生から10日以内に提出します（医療法第8条の2）。
• 保健所への廃止届と別に、厚生局への保険医療機関廃止届も必要です。
• 結核指定・難病指定・生活保護指定など、各公費指定も個別に辞退届が要ります。
• カルテの保存義務は5年間（一連の診療完結日から）です。慢性疾患の患者は完結が先延ばしになります。
• 特定生物由来製品の使用記録がある場合、20年間の保存が必要です。

廃止届の全体像

保健所への廃止届

項目	内容
根拠法令	医療法第8条の2
提出期限	廃止の事実発生から10日以内
提出先	管轄保健所（横浜市は医療安全課、川崎市は区の衛生課、相模原市は地域保健課）
法的効果	医療法上の医療機関としての法的存在が消滅

保健所の廃止届受理により、診療所としての法的地位が消滅します。以降は医療機関ではなくなるため、看板の撤去・診療所の表示削除も速やかに行ってください。

厚生局への保険医療機関廃止届

保健所への廃止届とは別に、厚生局への保険医療機関廃止届が必須です。

項目	内容
根拠法令	健康保険法に基づく
提出先	管轄の地方厚生局事務所（神奈川→関東信越厚生局神奈川事務所）
様式	「保険医療機関・保険薬局・生活保護法指定医療機関 廃止・休止・再開届」
手数料	無料
提出方法	窓口持参または郵送
記載上の注意	医療機関コード、正確な開設者名、廃止年月日と理由を正確に記入

保健所への廃止届と厚生局への廃止届は、連動して同時に処理する必要があります。厚生局への届出を怠ると、存在しない医療機関に対する行政上の混乱が継続します。

その他の公費指定の廃止

廃止に際しては、以下の各指定についても辞退届・廃止届が必要です。

指定の種類	届出先
生活保護法指定医療機関	都道府県・政令市の福祉事務所
結核指定医療機関	管轄保健所（指定書の原本返納が必要）
難病指定医療機関	都道府県
労災指定医療機関	都道府県労働局（社労士の領域）

結核指定医療機関の指定書は原本返納が求められます。保管していた指定書を廃棄しないよう注意してください。

休止届と再開届

休止届

項目	内容
提出期限	休止の事実発生から10日以内
提出先	管轄保健所
効果	医療法上の診療所としての地位は維持（再開が前提）
保険指定	厚生局にも休止届の提出が必要

院長の長期入院、海外研修、後継者への引継期間など、一定期間の休診が見込まれる場合に提出します。

再開届

項目	内容
提出期限	再開後10日以内
提出先	管轄保健所
保険指定	厚生局に再開届を提出。保険診療の再開日に注意

保険診療の再開日と、厚生局の再開届受理日の整合を確認してください。再開届の遅延が保険診療の空白につながるケースがあります。

法人成りに伴う廃止・新規開設

個人事業を医療法人化する場合、個人事業の廃止と法人による新規開設を同日処理で行います。

【同日処理が原則】

[個人事業の廃止]
  ├→ 保健所：診療所廃止届
  └→ 厚生局：保険医療機関廃止届

[法人による新規開設]
  ├→ 保健所：診療所開設許可申請 → 許可 → 開設届
  └→ 厚生局：保険医療機関指定申請（遡及指定を申請）

遡及指定の要件を事前に厚生局と調整しなければ、保険診療に空白期間が生じます。厚生局への手続きは社労士の領域のため、連携体制が必須です。

個人クリニックの代替わり（親から子、第三者医師への譲渡）も、同じく廃止＋新規開設の構造になります。管理者変更で済ませようとすると受理されないため、早い段階で手続き設計を行うことが必要です。

廃止後のカルテ保存義務

保存期間

記録の種類	保存期間	起算点
診療録（カルテ）	5年間	「一連の診療が完結した日」から起算
カルテ以外の帳簿・書類（処方箋の控え、手術記録、X線フィルム等）	3年間	─
特定生物由来製品の使用記録	20年間	人血漿、ヒト免疫グロブリン等の使用がある場合

慢性疾患の注意点

高血圧・糖尿病・透析などで長年通院していた患者のカルテは、診療が「完結」するまで保存義務が継続します。最終来院日から5年ではなく、「一連の診療が完結した日」から5年という点にご注意ください。

廃止時に通院中の患者がいる場合は、転院先への引き継ぎと、保存義務の管理を並行する必要があります。

保存の方法

保存方法	要件
院内保管	開設者であった者（法人の場合は清算人等）の責任で保管
外部委託（倉庫業者）	患者プライバシーの保護、開示請求への即応（見読性）の確保
電子化保存（スキャン）	e-文書法＋「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に準拠

電子化保存の厳格な要件

単にスキャンしてPDF化するだけでは法的証拠力を喪失します。以下が必要です。

1. 電子署名：作業責任者による電子署名法適合の署名付与（真正性の担保）
2. タイムスタンプ：正確な読み取り時刻の証明
3. 運用管理規程：システム更新時のデータ互換性、バックアップ体制、紙媒体の破棄方法を明文化
4. PDCAサイクル：策定→運用→監査→改善の継続的な実施
5. 外部委託終了時の措置：データの完全破棄または安全な移行措置

電子化を検討される場合は、専門業者との連携が現実的です。

関連する別手続き

廃止に伴って発生する別手続きのうち、行政書士の業務範囲外となるものも多くあります。

• 保険医療機関廃止届：厚生局への提出。社労士の独占業務。
• 労災指定医療機関廃止：労働局への届出。社労士の領域。
• 税務申告（廃業届）：税務署・都道府県税事務所。税理士の領域。
• 雇用している従業員の社会保険手続き：社労士の領域。
• 医療機器・医薬品の処分：リース会社・薬品卸業者との契約解除。
• 賃貸借契約の解除：不動産業者との協議。

あおば事務所では、保健所への廃止届と医療法人の清算に関する手続きを担い、税理士・社労士・不動産業者と連携して全体をコーディネートします。

よくある不備

保健所への廃止届は出したが、厚生局への届出を失念

保険指定が形式上残存します。保健所と厚生局の手続きは同時に進めてください。

結核指定等の公費指定の廃止手続きを失念

指定書の返納が遅延します。各指定ごとに廃止届・辞退届を用意してください。

カルテの保存期間の誤算

「最終来院日から5年」ではなく「診療完結日から5年」です。慢性疾患で通院中の患者がいる場合、完結日は患者ごとに異なります。

特定生物由来製品の使用記録を見落とし

人血漿・免疫グロブリン等を使用した患者の記録は20年保存義務があります。廃止前に該当の有無を確認してください。

電子化保存で電子署名・タイムスタンプを省略

法的証拠力を喪失します。電子化はガイドラインに完全準拠して行ってください。

法人成り時に廃止届と開設届の同日処理を怠る

保険診療の空白期間が発生します。廃止と新規開設のタイミング調整は、厚生局・社労士との事前協議が不可欠です。

あおば事務所の対応

廃業・休診のご相談では、最初に全体の手続き地図をご提示します。保健所・厚生局・各公費指定・税務・社会保険の5系統を整理し、それぞれの期限と担当者を明確にします。

廃止後のカルテ保存は長期にわたる義務です。院内保管・外部委託・電子化のいずれを選ぶかを、院長先生の事情に応じてご相談します。

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